Cómo calcular las plazas que necesitas por turno, antes de poner nombres
Casi todo el mundo monta el cuadrante empezando por los nombres: «Ana puede los lunes, Luis no puede por las tardes». Así sale un cuadrante que encaja con la gente que tienes, no con el servicio que necesitas dar; y cuando alguien se va, hay que rehacerlo entero.
Hay una pregunta que conviene responder antes de abrir ninguna hoja de cálculo: ¿cuántas personas tienen que estar trabajando a la vez, en cada momento del día? Eso son plazas, y no tienen nombre. Los nombres vienen después.
La ventaja de hacerlo en este orden es que el número que sale te sirve para tres cosas distintas: saber si tu plantilla actual da de sí, decidir cuántas horas contratar cuando entre alguien nuevo, y descubrir que los viernes vas corto antes de que te lo diga un cliente enfadado.
El error de empezar por las personas
Cuando el cuadrante se construye alrededor de quién tienes, pasan dos cosas. La primera es que la plantilla se convierte en el límite del servicio sin que nadie lo haya decidido: abres menos horas los martes porque es lo que cuadra, no porque no haya clientes. La segunda es más cara: no sabes si te falta gente o te sobra. Lo notas de rebote, en las horas extra que pagas cada mes o en las tardes en que hay tres personas mirándose.
El orden que funciona es el contrario: primero las plazas que exige el servicio, luego las horas que suman esas plazas, y solo al final las personas que hacen falta para cubrirlas.
El método, en tres números
Son tres pasos y se hacen en diez minutos con una calculadora.
- Plazas por turno. Para cada puesto, cuántas personas tienen que estar a la vez. No «cuántos camareros tengo», sino «cuántos camareros necesito en el turno de noche para que esto funcione».
- Horas de servicio a la semana. Plazas × turnos a la semana × duración del turno. Aquí ya tienes el tamaño real de lo que hay que cubrir.
- Personas. Divide esas horas entre la jornada de un contrato completo… y corrige por el tiempo que la gente, legítimamente, no está. Ese último paso es el que casi nadie hace y es el que descuadra la plantilla.
Ejemplo: restaurante de dos turnos, siete días
Un restaurante que abre todos los días con dos servicios, comidas y cenas, de seis horas cada uno. En cada servicio hacen falta dos personas en sala, dos en cocina y una en barra.
| Puesto | Plazas por turno | Turnos/semana | Horas/semana | Personas a 40 h | Con margen |
|---|---|---|---|---|---|
| Sala | 2 | 14 | 168 | 4,2 | 5 |
| Cocina | 2 | 14 | 168 | 4,2 | 5 |
| Barra | 1 | 14 | 84 | 2,1 | 3 |
| Total | 5 | — | 420 | 10,5 | 13 |
El salto de 10,5 a 13 personas es el que sorprende a todo el mundo, y es la diferencia entre un cuadrante que aguanta y uno que se rompe la primera semana de agosto. Está explicado en el apartado siguiente.
Ejemplo: clínica con sábados alternos
Una clínica que abre de lunes a viernes en un turno de ocho horas, con una persona en recepción y dos auxiliares, y además sábados alternos de cinco horas con una recepcionista y una auxiliar.
| Puesto | Entre semana | Sábados | Horas/semana | Personas a 40 h | Con margen |
|---|---|---|---|---|---|
| Recepción | 40 h | 2,5 h | 42,5 | 1,06 | 2 |
| Auxiliares | 80 h | 2,5 h | 82,5 | 2,06 | 3 |
Los sábados alternos se cuentan a la mitad: cinco horas una semana de cada dos son dos horas y media de media semanal. Y fíjate en recepción: 1,06 personas parece «una y ya está», pero esa persona también tiene vacaciones. Con una sola, cada agosto cierras el mostrador.
El margen que casi nadie pone
Una persona con contrato de cuarenta horas no cubre cuarenta horas de servicio todas las semanas del año. Tiene treinta días naturales de vacaciones, que son un 8,2 % del año, y además está el absentismo: en España se perdió el 7,2 % de las horas pactadas en los dos primeros trimestres de 2026, y en hostelería la cifra sube al 7,34 %.
Sumando ambas cosas, cada persona está realmente disponible alrededor del 84,6 % del tiempo. Y aquí está el detalle que falla en la mayoría de los cálculos caseros: hay que dividir, no sumar un porcentaje.
Si sumas un 15 % te quedas corto; lo correcto es dividir entre la disponibilidad:
personas = horas de servicio ÷ jornada ÷ 0,846
Lo que equivale a sumar un 18 %, no un 15 %. Sobre las 10,5 personas del restaurante la diferencia parece ridícula, tres décimas, hasta que esas tres décimas son la persona que falta el sábado en que se juntan dos bajas.
Si tu sector tiene más rotación o más bajas que la media, sube el margen. Las cadenas grandes de hostelería trabajan con cifras de absentismo por encima del 10 %, y dimensionan en consecuencia.
De plazas a contratos
El número que sale casi nunca es redondo, y ahí es donde se decide la estructura de tu plantilla. Con las 4,97 personas de sala del ejemplo tienes tres salidas:
- Cinco contratos de cuarenta horas. Lo más simple, y te sobra un poco de capacidad para imprevistos. Es la opción cara y tranquila.
- Cuatro completos y uno de veinte horas. Ajusta mejor el coste, pero el de media jornada tiene que estar disponible justo cuando hace falta, que suele ser fines de semana.
- Cuatro completos y apoyo externo para los picos. La más flexible y la que más disciplina exige: si el freelance no confirma a tiempo, el turno se queda sin cubrir.
No hay una respuesta correcta: depende de cuánto varía tu demanda entre semana y fin de semana. Lo que sí es un error es decidirlo sin haber hecho antes el cálculo.
Los picos: el viernes no es un martes
Casi nadie necesita la misma gente todos los días, y dimensionar por la media deja los findes cojos y los lunes sobrados. La forma práctica de resolverlo es calcular dos escenarios: plazas de día normal y plazas de día punta.
En el restaurante del ejemplo, si el viernes y el sábado por la noche hacen falta tres en sala en vez de dos, son dos turnos extra a la semana: 12 horas más, un tercio de jornada. Ese tercio de jornada es exactamente el hueco que cubren los contratos parciales o los freelancers, y conviene planificarla, no improvisarla cada viernes.
Cómo lo hace Sonnical
Sonnical está montado justo sobre esta idea: primero las plazas, después los nombres. Defines tus centros y, dentro de cada uno, las áreas (sala, cocina, barra); en cada área dices qué puestos trabajan y cuántas personas de cada puesto hacen falta por turno. Eso son tus plazas.
A partir de ahí genera los turnos necesarios para cubrir esas plazas y reparte a la gente respetando las horas de cada contrato. Si las plazas que has definido no se pueden cubrir con quien tienes, el cuadrante te lo dice y te explica el motivo, que suele ser el cálculo de este artículo hecho al revés: hay menos gente de la que el servicio pide.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos empleados necesito por turno?
Depende del servicio, no de la plantilla. Cuenta cuántas personas de cada puesto tienen que estar a la vez en cada turno (eso son las plazas), multiplica por los turnos de la semana y por la duración, y divide entre la jornada de un contrato. Al resultado súmale el margen por vacaciones y bajas.
¿Qué margen hay que dejar por vacaciones y bajas?
Alrededor de un 18 % sobre las personas que salen del cálculo: 30 días naturales de vacaciones son un 8,2 % del año y el absentismo medio en España fue del 7,2 % de las horas pactadas en 2026. Lo correcto es dividir entre 0,846, no sumar un 15 %, que se queda corto.
¿Cómo cuento los días que solo abro cada dos semanas?
A la mitad. Un sábado alterno de cinco horas son dos horas y media de media semanal. Igual con cualquier turno que no se repita todas las semanas: calcula su media y súmala a las horas de servicio.
¿Cuántas personas necesita un restaurante de dos turnos?
Con dos plazas en sala, dos en cocina y una en barra, abriendo siete días en turnos de seis horas, son 420 horas de servicio a la semana: 10,5 personas a jornada completa, que con el margen por vacaciones y bajas se convierten en 13.