Manual de usuario de Sonnical

Introducción

Sonnical es un planificador de turnos para cualquier negocio con personal por turnos: hostelería, comercio, clínicas, servicios. Se usa desde el móvil (iOS y Android) y desde la web. La app móvil es la herramienta del día a día para todo el equipo; la web añade el panel de gestión, el horario a pantalla completa y la analítica.

Quién es quién

Crear la cuenta

La primera cuenta que se crea es la del administrador. Los empleados no se registran por su cuenta: entran con el enlace de invitación que les envía el administrador (ver Equipo).

1. Descarga Sonnical en el App Store o Google Play, o abre la web en sonnical.com.
2. Elige Continuar con Apple, Continuar con Google o o regístrate con email.
3. Con email: escribe tu nombre, un nombre de usuario, el email y una contraseña de al menos 8 caracteres con mayúscula, minúscula y número.
4. Pulsa Registrarse. Entrarás directamente en el asistente de configuración.

Configurar tu negocio en 5 minutos

Nada más registrarte, Sonnical te pregunta cómo quieres empezar. Hay tres caminos y todos terminan en una pantalla de revisión donde puedes cambiar lo que quieras antes de crear nada.

Opción A: plantilla por sector

1. Pulsa Plantillas y elige tu sector.
2. Revisa el resumen: puestos, áreas de trabajo, turnos con sus horas y cuál es tu propio puesto.
3. Si algo no encaja, pulsa Editar: cambia el nombre del negocio, añade o quita puestos y áreas, ajusta las horas de cada turno.
4. Pulsa Crear y empezar.

Opción B: describe tu negocio y la IA lo monta

Escribe en cualquier idioma y formato. Un ejemplo que funciona bien: turnos "mañana y tarde, abierto de 9 a 20" (la IA reparte las horas de apertura entre los turnos), puestos "dentista, higienista, recepcionista", áreas "consulta 1, consulta 2, recepción", empleados "3" o una lista de nombres. Revisa la propuesta y pulsa Crear y empezar.

Opción C: manual

Manual abre el asistente paso a paso: turnos y su duración, puestos, datos del negocio, áreas de trabajo y empleados. Es el mismo contenido que las otras dos opciones, pero lo escribes todo tú.

Empleados e invitaciones

Los empleados que indiques se crean como pendientes: existen en el equipo (y ya pueden recibir turnos) pero aún no han entrado. Pulsa Enlace junto a cada uno para copiar o compartir su invitación por WhatsApp, email o como prefieras. En cuanto la abran, entrarán con Google o Apple y verán sus turnos. Puedes hacerlo ahora o más tarde desde Mis usuarios supervisados.

Conceptos clave

Cinco ideas que explican cómo Sonnical organiza el trabajo. Merece la pena leerlas antes de generar turnos.

El cupo semanal

Cada empleado tiene unas horas de contrato (por defecto 40) y un porcentaje de jornada. Sonnical convierte eso en un cupo: turnos por semana = horas de contrato ÷ duración del turno, más 1 turno extra si tiene activadas las horas extra (2 si es jornada completa). Las asignaciones automáticas y el asignador con IA nunca superan ese cupo, ni en turnos ni en horas.

Qué no hace Sonnical por ti

• No impone descansos mínimos entre turnos: un turno de noche seguido de uno de mañana es válido. Si necesitas esa regla, gestiónala al revisar el horario.
• No decide por ti qué puestos van en cada área: revísalo en Gestiona tus centros.
• No crea turnos en el pasado: todo lo que se genera o asigna es de hoy en adelante.

Calendario y vistas

La pestaña Principal es tu calendario. Para un empleado muestra sus turnos y ausencias; para un administrador, además, da acceso al cuadrante de todo el equipo.

• Mensual: de un vistazo, con el nombre del área en cada turno. Los días con ausencia aprobada aparecen marcados.
• Semanal: desliza para cambiar de semana y toca un día para ver sus turnos con horas y duración.
• Cuadrante (administradores y subadmins): todas las plazas de un puesto, día a día, con quién las cubre. Ver Asignar con IA.

Toca cualquier turno para ver su detalle. Los administradores pueden eliminarlo desde aquí; los empleados lo usan como punto de partida para pedir un cambio (ver Mensajes).

En la web

El calendario web tiene vista de mes y de semana y un panel lateral con los turnos del día elegido. Para gestionar el equipo usa la pestaña Horario (ver Web).

Ausencias y vacaciones

Los empleados piden sus ausencias desde la app; el administrador (o el subadmin de ese puesto) las aprueba o rechaza. Una ausencia aprobada bloquea la asignación automática esos días y se ve en el calendario.

Pedir una ausencia (empleado)

1. Abre la pestaña Solicitar (o Ajustes → Solicitar ausencia).
2. Pulsa Nueva solicitud de ausencia y toca los días en el calendario. Puedes seleccionar varios.
3. Elige el turno afectado o Todo el día, y el motivo: personal, vacaciones, enfermedad, estudios…
4. Pulsa Guardar solicitud. Quedará como pendiente hasta que la revisen.

Aprobar (administrador)

La pestaña Aprobación agrupa todo lo pendiente. Cada solicitud de ausencia indica cuántos empleados del mismo puesto ya estarán fuera ese día, para decidir con criterio. Aprobar o Rechazar avisa al empleado al momento.

Disponibilidad y freelancers

Hay dos tipos de personal y Sonnical los trata de forma distinta al asignar:

• Personal fijo: se le asume disponible siempre, salvo ausencia aprobada.
• Freelancers: solo reciben turnos los días y turnos que han marcado como disponibles. Se marca al crear el usuario o en su perfil (Autónomo/a).

1. Abre la pestaña Disponibilidad.
2. Pulsa Añadir disponibilidad, toca los días y elige el turno o Todo el día.
3. Pulsa Guardar disponibilidad. Puedes borrar un día con la ✕ de su tarjeta.

Al generar turnos, el modelo óptimo prioriza al personal fijo y usa a los freelancers disponibles para lo que queda. En la rotación, los freelancers no entran en el ciclo: rellenan huecos los días que están disponibles.

Fichar entrada y salida

La pestaña Fichar muestra el turno de hoy y permite fichar la entrada y la salida. Solo se puede fichar si tienes un turno asignado ese día.

1. Abre Fichar. Verás el turno de hoy con su horario previsto.
2. Al llegar, pulsa Fichar ENTRADA. Al terminar, Fichar SALIDA.
3. Si haces dos turnos seguidos (por ejemplo mañana y tarde) el patrón es consecutivo: una sola entrada al principio y una salida al final.
4. Si tus turnos del día no son seguidos, ficha entrada y salida en cada uno.

Mensajes: cambiar y ceder turnos

La pestaña Chats no es un chat libre: es el sistema para que los empleados se intercambien o cedan turnos entre ellos, con el visto bueno del administrador si así está configurado.

Tipos de solicitud

Cómo funciona un cambio

1. El empleado A crea la solicitud (directa o publicada) eligiendo su turno.
2. El empleado B la acepta desde Chats, ofreciendo su turno si es un cambio.
3. Si el negocio requiere aprobación, la solicitud pasa a la pestaña Aprobación del administrador (o del subadmin del puesto). Al aprobar, los turnos se intercambian; al rechazar, todo queda igual.
4. Si no requiere aprobación, el cambio se aplica en el momento en que B acepta.

Generar y asignar turnos

Ajustes → Generar turnos crea todas las plazas de un periodo (días × áreas × turnos × plazas) y las asigna con la estrategia que elijas. Es la forma habitual de planificar una semana, un mes o más.

1. Elige la estrategia: Equilibrio óptimo, Rotación automática o Asignación básica (ver abajo).
2. Fija Desde y Hasta. Solo se admiten fechas de hoy en adelante.
3. Activa Excluir fines de semana si no abres sábados y domingos.
4. Marca los puestos para los que quieres crear turnos. Aparecerán solo las áreas que tienen esos puestos.
5. Despliega cada área y marca los turnos que quieres generar en ella.
6. Pulsa Generar y asignar eventos y espera el resumen.

Lo que puedes dar por seguro

• No duplica. Si generas dos veces el mismo periodo, o periodos que se solapan, cada plaza existe una sola vez. Puedes repetir la generación sin miedo.
• Respeta lo ya asignado. Un turno que ya tiene persona no se toca. Se rellenan solo las plazas vacías.
• Cuenta todo el contexto. Para el cupo semanal se tienen en cuenta los turnos ya asignados a cada persona, en cualquier área, también fuera del rango elegido.
• Solo lo seleccionado. Se crean y asignan únicamente los puestos, áreas y turnos que has marcado. Si marcas todo, todo.
• Solo futuro. Los turnos cuya hora ya pasó se ignoran.
• Plazas nuevas. Si añades una plaza a un área (por ejemplo, un segundo Camarero) y vuelves a generar, se crea solo la plaza nueva; las existentes siguen igual. Si quitas una plaza, los turnos existentes se conservan hasta que los borres.

Las tres estrategias

Cómo funciona la rotación

La rotación se calcula por puesto. Para cada puesto, Sonnical construye una lista de casillas: una por cada área × plaza × turno, ordenadas por área y, dentro de cada área, por la hora de inicio del turno. Cada persona ocupa una casilla una semana y pasa a la siguiente la semana después.

Con una sola área y los turnos Mañana, Tarde y Noche, la secuencia de una persona es: mañana → tarde → noche → mañana… Con varias áreas, primero recorre los turnos de un área y después pasa a la siguiente: Sala mañana → Sala tarde → Sala noche → Terraza mañana → …

Más personas que casillas: los comodines

Si hay más gente que casillas (por ejemplo 4 cocineros para 3 turnos), nadie descansa una semana entera. Las personas sobrantes esa semana son comodines: trabajan varios días repartidos por la semana cubriendo por turnos las casillas de los titulares, que esos días libran. Al cambiar de semana el papel rota: quien era comodín pasa a mañana, y así sucesivamente.

Menos personas que casillas

Las casillas que sobran quedan sin cubrir y van rotando cada semana, de modo que no siempre falta el mismo turno. Puedes cubrirlas con freelancers o a mano.

Ausencias y continuidad

• Si un titular falta un día (ausencia aprobada), el comodín de esa semana lo cubre con prioridad.
• Si alguien está de vacaciones toda la semana, sus casillas quedan libres y, cuando vuelve, se reincorpora en la posición que le toca en el ciclo. La rotación de los demás no se altera.
• Al generar una semana nueva, Sonnical mira las últimas cuatro semanas asignadas para continuar la rotación donde estaba. Da igual desde qué dispositivo generes: el resultado es el mismo.
• El cupo semanal y los solapes se respetan también en la rotación.

Asignar con IA desde el cuadrante

El cuadrante muestra, para un puesto, todas las plazas de la semana visible y quién las cubre. El botón Asignar con IA propone una asignación para esa semana que tú revisas antes de que se guarde nada.

1. En Principal pulsa ··· → Vista de cuadrante y elige el puesto con el selector de la esquina.
2. Navega a la semana que quieres cubrir.
3. Pulsa Asignar con IA. Sonnical crea las plazas que falten, rellena las libres con el modelo óptimo y las pinta como propuesta.
4. Revisa. Pulsa Confirmar para guardar o Rechazar para dejarlo todo como estaba.

Qué tiene en cuenta

• Crea plazas solo en las áreas que tienen ese puesto y tantas como plazas haya definidas.
• Las plazas que ya existen sin persona entran en la propuesta; las que ya tienen persona no se tocan, pero cuentan para el cupo de esa persona.
• No propone nada para turnos que ya han terminado.
• Si todo el mundo está al cupo, la propuesta puede quedarse en 0: es correcto, significa que nadie puede hacer más turnos esa semana.

Equipo y permisos

Ajustes → Mis usuarios supervisados es el centro de gestión del equipo: ver, invitar, añadir, editar y desactivar personas.

Dos formas de incorporar a alguien

Lo que se configura en el perfil

• Puesto y rol (Usuario o Subadmin).
• Horas de contrato y porcentaje de jornada: definen el cupo semanal (ver Conceptos).
• Horas extra: permite 1 turno extra por semana (2 a jornada completa).
• Máx. guardias: tope de turnos largos (más de 12 h) por semana.
• Autónomo/a: lo convierte en freelancer.
• Vacaciones: días al año y días ya tomados.

Activar y desactivar

Un empleado desactivado no puede entrar y no recibe turnos, pero se conserva su histórico. Los pendientes (invitación sin abrir) sí reciben turnos. Para eliminar del todo a alguien, usa Eliminar usuario en su perfil.

Centros, áreas, turnos y puestos

Todo lo estructural vive en Ajustes: Gestiona tus centros, Gestiona tus turnos y Gestiona tus puestos. Cambiar cualquiera de estas cosas afecta a lo que se genere a partir de ese momento, nunca a los turnos ya creados.

Plazas: cuántas personas por turno

Al añadir o editar un área, cada puesto tiene un contador. Camarero 2 significa que en esa área hacen falta dos camareros en cada turno. Sonnical creará dos plazas por turno y las asignará a dos personas distintas.

Turnos

Define la duración estándar (se usa para calcular el cupo semanal) y cada turno con su hora de inicio y fin. Un turno que termina antes de empezar (Noche 23:00-7:00) se entiende que pasa de medianoche. Los turnos de más de 12 horas se tratan como guardias.

Puestos

Añade o elimina puestos. Cada empleado tiene uno y cada área decide cuáles admite. Si eliminas un puesto que tiene gente asignada, reasígnalos antes.

Ajustes del administrador

Tu perfil

El administrador también tiene puesto y contrato: cuenta como una persona más del equipo y puede recibir turnos de su puesto. Aquí eliges además si la semana empieza en lunes o en domingo.

Suscripción y planes

• Quién cuenta: el administrador y los empleados activos. Los pendientes (invitación sin abrir) y los desactivados no cuentan.
• Al superar el límite, la app te lo avisa antes de la acción que lo provocaría (por ejemplo, al activar a un empleado más) y te ofrece mejorar el plan o ajustar el equipo.
• Se gestiona desde Ajustes → Gestionar suscripción en iOS, Android o web. Se renueva automáticamente y se cancela desde la tienda o el portal donde se contrató.

La web: panel, horario y analítica

Entra en sonnical.com/app con la misma cuenta. La web está pensada para el administrador en el ordenador: pantalla grande, exportaciones y analítica. Los empleados también pueden usarla, pero el móvil es su herramienta natural.

Panel

Horario

Es el cuadrante del móvil a pantalla completa. Selector de puesto, semana, Asignar con IA y edición de cada celda (asignar, cambiar o dejar sin usuario).

Analítica

• Periodos semanal, mensual, trimestral, semestral y anual. Los datos se calculan automáticamente al cerrar cada periodo (cada domingo, el día 1 de cada mes…).
• Recalcular fuerza el cálculo del último periodo cerrado; Exportar CSV descarga los datos.
• Pestañas: Resumen, Usuarios, Áreas de trabajo, Puestos, Cumplimiento (fichajes) y Tendencias.

Solicitudes del equipo y usuarios

Solicitudes del equipo es la pestaña Aprobación del móvil. Ajustes contiene la misma gestión de usuarios, centros, turnos y puestos que la app.

Preguntas frecuentes

Generé turnos dos veces y no se duplicaron. ¿Es normal?

Sí. Cada plaza (día, área, turno y número de plaza) existe una sola vez. Repetir la generación solo rellena lo que falte.

¿Por qué quedan turnos sin asignar?

Porque nadie del puesto puede hacerlos: cupo semanal alcanzado, ausencia aprobada, freelancer sin disponibilidad ese día o más plazas que personas. Mira el resumen de la generación: indica cuántos quedan sin cubrir por puesto.

A un empleado le salen dos turnos el mismo día.

Es válido si no se solapan (por ejemplo mañana y noche). Sonnical no impone descansos mínimos; si no lo quieres, cámbialo en el horario.

Un empleado no ve sus turnos.

Comprueba que está activo, que su puesto coincide con el de los turnos y que ha abierto la invitación. Si acaba de entrar, cierra y abre la app.

¿Puedo tener un segundo administrador?

No. Cada negocio tiene un administrador. Nombra subadmins para delegar la gestión de cada puesto.

¿Qué pasa si cambio la duración del turno o las horas de contrato?

Cambia el cupo semanal a partir de ese momento. Los turnos ya asignados no se mueven.

Necesito ayuda.

Ajustes → Soporte desde la app, o escribe a sales@sonnical.cloud.