Documentación de Sonnical

Introducción

¡Bienvenido a Sonnical! Esta guía completa te acompaña por todo lo que necesitas saber para gestionar los turnos de tu equipo con eficacia.

Registro

Empezar con Sonnical es rápido y sencillo. Sigue estos pasos para crear tu cuenta:

Paso 1: Rellena el formulario de registro

Abre tu navegador y ve a la página de registro, o descarga la app desde tu tienda de aplicaciones. Verás un formulario que pide la siguiente información:

• Correo electrónico - Usa un email profesional que revises con frecuencia
• Contraseña - Elige una contraseña segura
• Nombre completo - Tu nombre visible en el sistema

Paso 2: Verifica tu email

Te enviaremos un correo de verificación. Esto es lo que debes hacer:

1. Revisa tu bandeja de entrada en busca de un email de Sonnical
2. Busca el asunto "Verify Your Email"
3. Si no lo ves, revisa la carpeta de spam
4. Haz clic en el enlace de verificación del correo

Paso 3: Inicia sesión por primera vez

Vuelve a la web o a la app móvil e introduce tu email y contraseña. ¡Ya has iniciado sesión y entrarás automáticamente en el asistente de configuración!

Asistente de configuración

El asistente te guía por la configuración de tu espacio de trabajo. Cada pantalla cubre un aspecto distinto:

Configurar los turnos

Establece tus periodos de turno y su duración por defecto:

• Mañana - Normalmente de 07:00 a 15:00
• Tarde - Normalmente de 15:00 a 23:00
• Noche - Normalmente de 23:00 a 07:00

El sistema gestiona automáticamente los turnos que cruzan la medianoche (como de 22:00 a 06:00).

Crear puestos

Añade todos los roles de tu organización. Ejemplos:

• Sanidad: Enfermero, Médico, Técnico de laboratorio, Recepcionista
• Restaurante: Chef, Camarero, Personal de limpieza, Encargado
• Comercio: Cajero, Reponedor, Responsable de tienda

Vistas del calendario

El Calendario es el centro neurálgico de Sonnical, donde ocurre toda la planificación, asignación y gestión de turnos.

Modos de vista disponibles

Vista mensual

Muestra la cuadrícula del mes completo, como un calendario tradicional. Presenta turnos y solicitudes de ausencia de un vistazo. Perfecta para la planificación a largo plazo y para tener una visión general del mes.

Vista semanal

Ofrece una línea temporal detallada con desglose por horas. Muestra exactamente cuándo empiezan y acaban los turnos; ideal para la planificación al detalle y para evitar conflictos.

Características clave

• Días con código de color: El día de hoy se resalta en indigo, los fines de semana en naranja
• Indicadores de turnos: Aparecen mini barras en cada día por área de trabajo, con un contador (+X) si hay más de 3 turnos
• Marcadores de disponibilidad: Indicadores verdes cuando el personal ha solicitado ausencias
• Controles de navegación: Usa las flechas para moverte entre meses/semanas, o pulsa "Hoy" para volver a la fecha actual

Crear turnos

Hay varias formas de crear turnos en Sonnical, según lo que necesites.

Creación manual de turnos

1. Pulsa un día del calendario para abrir el panel de turnos
2. Selecciona el centro y el área de trabajo
3. Elige el puesto para este turno
4. Selecciona un usuario entre los empleados disponibles
5. Establece la hora y duración del turno
6. Pulsa "Guardar" para crear el turno

Asignación rápida

Para asignar más rápido, pulsa un hueco de turno existente y elige de la lista filtrada de usuarios disponibles. El sistema filtra automáticamente según:

• Coincidencia de puesto
• Sin turnos en conflicto
• Sin ausencias aprobadas
• Disponibilidad del freelancer (si aplica)

Cuadrantes con IA

Sonnical incluye algoritmos avanzados de IA que asignan turnos automáticamente respetando las reglas, la disponibilidad y el equilibrio de carga de trabajo.

Cómo funciona

Simplemente selecciona el rango de fechas, los puestos y las áreas de trabajo que quieres cubrir, pulsa "AI ASSIGN" ¡y observa la magia! La IA encontrará la asignación óptima en segundos.

Generación masiva de turnos

La generación masiva crea automáticamente asignaciones de turnos para varios trabajadores usando algoritmos de IA. Optimiza la distribución de turnos cumpliendo todas las restricciones laborales.

Acceder a la función

Puedes acceder a la generación masiva de dos formas:

• Desde Ajustes: Ve a Ajustes > Generar y asignar turnos
• Desde la barra de pestañas: Pulsa el icono de generar directamente en la barra

Modelos de asignación con IA

Sonnical ofrece tres estrategias inteligentes de planificación, cada una pensada para necesidades distintas:

Modelo Óptimo (recomendado)

Usa algoritmos avanzados para encontrar el mejor equilibrio posible entre todos los trabajadores.

• Considera múltiples variables simultáneas (horas acumuladas, preferencias, disponibilidad)
• Iguala las horas para minimizar el desgaste
• Análisis de cobertura por puesto
• Ideal para equipos medianos y grandes (más de 10 empleados)

Modelo Rotativo

Planifica los turnos de forma que todos tengan las mismas oportunidades.

• Fomenta la equidad entre todos los miembros del equipo
• Garantiza que nadie se quede solo con los turnos menos deseados
• Evita privilegios y mejora la adaptabilidad
• Conveniente para organizaciones con estructuras de turnos fijas

Modelo Básico

Asignación simple y rápida centrada en los requisitos esenciales.

• Ejecución muy rápida
• Baja complejidad
• Útil para emergencias o equipos pequeños
• Respeta las restricciones básicas pero no optimiza la distribución

Control de horas extra

Sonnical registra las horas automáticamente para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y prevenir el desgaste.

Cómo funciona

• Registro automático: Las horas acumuladas se calculan por empleado
• Límites semanales: Por defecto 40 horas/semana (configurable)
• Avisos en tiempo real: Indicadores visuales al acercarse a los límites
• Cumplimiento: Sigue los marcos de la OIT y la normativa laboral de la UE

Solicitar ausencias

Los empleados pueden solicitar distintos tipos de ausencias a través del sistema.

Tipos de ausencia

Estado de la solicitud

• PENDIENTE - Esperando aprobación
• APROBADA - Solicitud aceptada
• RECHAZADA - Solicitud denegada

Disponibilidad

El sistema de disponibilidad ayuda a los responsables a saber cuándo puede trabajar el personal.

Empleados fijos vs freelancers

• Empleados fijos: Se asumen disponibles salvo que marquen indisponibilidad (vacaciones, baja)
• Freelancers: Deben marcar explícitamente cuándo SÍ están disponibles para trabajar

Modo freelancer

La función de Disponibilidad es EXCLUSIVA para freelancers. A diferencia del personal fijo, que se asume disponible, los freelancers deben marcar activamente cuándo pueden trabajar.

Cómo funciona

1. El freelancer abre la sección de Disponibilidad
2. Marca las fechas/turnos concretos en los que puede trabajar
3. El admin ve la disponibilidad al planificar
4. La asignación con IA respeta la disponibilidad del freelancer

Sistema de fichaje: visión general

El sistema de fichaje permite a los empleados registrar sus horas reales de trabajo con un simple toque.

Características clave

• Ficha entrada y salida con un toque
• Cálculo automático de horas
• Soporte para varios patrones de turnos
• Registro auditable listo para nóminas
• Indicadores de estado en tiempo real

Patrones de turnos

El sistema detecta automáticamente el tipo de turno y ajusta los requisitos de fichaje en consecuencia.

Turno único

Un turno continuo durante el día (lo más habitual). Ejemplo: Mañana de 8:00 a 16:00

• El empleado ficha la ENTRADA al empezar
• Trabaja el turno completo
• Ficha la SALIDA al terminar
• Las horas totales se calculan automáticamente

Turnos consecutivos

Varios turnos seguidos con pausas de 1 hora o menos. El sistema los trata como UN solo periodo de trabajo.

Ejemplo: Mañana (8:00-12:00) + Tarde (12:30-16:00) = pausa de 30 minutos

• Ficha la ENTRADA una vez al inicio del PRIMER turno
• Trabaja AMBOS turnos
• Ficha la SALIDA una vez al final del ÚLTIMO turno

Turnos no consecutivos

Turnos separados con pausas largas (más de 1 hora de descanso). Cada turno es independiente.

Ejemplo: Mañana (8:00-12:00) y Noche (18:00-22:00) = 6 horas de descanso

• Ficha la entrada del primer turno y la salida cuando termine
• Vuelve a fichar la entrada del segundo turno y la salida al acabar

Registro horario

El sistema de fichaje ofrece un registro horario completo con varias salvaguardas.

Indicadores de estado por color

Ventanas de tiempo

• Fichaje anticipado: Permitido 15 minutos antes de que empiece el turno
• Llegadas tarde: Sin restricción, pero quedan registradas en los informes
• Periodo de gracia: 2 horas tras el fin del turno para fichar la salida

Salidas sin fichar

Si un empleado olvida fichar la salida:

• El sistema espera el periodo de gracia de 2 horas
• Pasado el periodo, el turno se marca con un aviso
• El admin puede ajustar manualmente la hora de salida
• El registro queda marcado para verificación en nómina

Tipos de mensajes

El sistema de mensajería de Sonnical permite al equipo comunicarse sobre cambios de turno, solicitudes de cobertura y ajustes de horario.

Tipos de mensajes disponibles

Intercambio de turnos

El intercambio permite a dos empleados cambiarse sus turnos programados. Ambas partes deben aceptar y se requiere la aprobación del admin.

Crear una solicitud de intercambio

1. Ve a Mensajes > Nuevo mensaje
2. En "Swap from", selecciona TU turno, el que quieres ceder
3. Selecciona "Shift Swap" como tipo de solicitud
4. En "Swap to", selecciona el USUARIO y SU turno, el que quieres
5. Pulsa "Send Request"

Proceso del intercambio

• El destinatario recibe una notificación y puede aceptar o rechazar
• Si acepta, la solicitud pasa al admin para su aprobación
• Una vez aprobada, el calendario se actualiza automáticamente para ambos
• Ambas partes reciben notificación de la decisión final

Ceder turnos

Cuando necesites que alguien cubra tu turno, puedes ofrecérselo a una persona concreta o publicarlo para todos.

Cesión directa

Ideal cuando conoces a alguien que quiere horas extra o que ya ha aceptado cubrirte.

1. Ve a Mensajes > Nuevo mensaje > Mensaje directo
2. Selecciona el turno que quieres ceder
3. Selecciona el usuario concreto al que ofrecérselo
4. Pulsa "Send Request"

Cesión pública (grupo)

Publica tu turno para que cualquier compañero cualificado pueda reclamarlo.

1. Ve a Mensajes > Nuevo mensaje
2. Selecciona tu turno
3. Elige "Post Give Away"
4. Añade una descripción si quieres (máx. 50 caracteres)
5. Pulsa "Post" — el turno pasa a ser visible para TODO el personal compatible

Filtrado de usuarios

Cuando seleccionas un turno para cederlo, Sonnical filtra de forma inteligente los usuarios disponibles:

• Disponible: Mismo puesto, sin turno existente, sin ausencias, disponibilidad de freelancer confirmada
• No disponible: Puesto distinto, ya tiene turno, tiene ausencias aprobadas

Gestión de usuarios

Gestiona a los miembros de tu equipo desde el menú de Ajustes.

Roles de usuario

Añadir usuarios

1. Ve a Ajustes > Usuarios
2. Pulsa "Add User"
3. Introduce email, nombre y selecciona el puesto
4. Elige el rol y asígnalo a centros
5. Pulsa "Create" — el usuario recibe un email de invitación

Centros y áreas de trabajo

Organiza la estructura de tu negocio con centros (instituciones) y áreas de trabajo.

Centros (instituciones)

Unidades organizativas de primer nivel. Ejemplos:

• Hospital Santa María
• Clínica Centro
• Restaurante Principal

Áreas de trabajo

Zonas específicas dentro de cada centro. Ejemplos:

• Urgencias
• UCI
• Cocina
• Recepción

Ajustes

Configura tu espacio de trabajo de Sonnical desde el menú de Ajustes.

Ajustes disponibles

• Turnos y duración: Configura los horarios de turno y las duraciones por defecto
• Puestos: Gestiona los roles y cargos
• Centros: Añade o edita instituciones
• Áreas de trabajo: Gestiona las zonas dentro de cada centro
• Usuarios: Gestiona a los miembros del equipo
• Suscripción: Consulta y gestiona tu plan
• Perfil: Actualiza tu información personal